برگزاری ھمایش ھا و نشست ھای علمی و آموزشی در رشد و اعتلای فرھنگ جامعه نقشی بی بدیل دارند که تاثیرات آن بر هیچ کس پوشیده نیست. اما سوالی که ممکن است از همان ابتدا ذهن را مشغول کند آن است که چطور باید همایش را برگزار کرد تا تاثیر گذار و مفید باشد؟
قبل از ھرگونه برنامه ریزی باید این را در نظر داشت که نوع ھمایش چیست و البته ھدف از این برگزاری این نوع ھمایش چیست؟ با تعیین نوع همایش و هدف برگزاری همایش ذهن ما برای تعیین سمت و سو و روش اجرای درست همایش آماده می شود و بی تردید اولین پرسشی که به ذهن میرسد این است که قبل از برگزاری همایش باید چه تدارکاتی مهیا کرد تا همایش به درستی و با موفقیت اجرا گردد؟ یا به بیان دیگر چطور میتوان همایشی اصولی و حرفه ای برگزار کرد تا در نهایت به اهداف و نتایج مثمر ثمر خود دست یابد؟
برای دست یابی به پاسخ این قبیل سوالات و آشنایی با اصول و قواعد صحیح برگزاری همایش حرفه ای با کنسرت اکسیر تا پایان این مقاله همراه باشد ...
برگزاری ھمایش ھا و نشست ھای علمی و آموزشی در رشد و اعتلای فرھنگ جامعه نقشی بی بدیل دارند. اما قبل از ھرگونه برنامه ریزی باید این را در نظر داشت که ھدف از این ھمایش و نوع ھمایش چیست .ھمایش میتواند بنیادی ، کاربردی و یا توسعه ای باشد همچنین شکل ھمایش میتواند بصورت سمینار , کنگره و یا گفتمان میزگرد باشد .
اعتبارات لازم برای ھمایش و موسسات تامین کننده آن باید پیش بینی شود. تاریخ و زمان برگزاری ھمایش, سوابق ونتایج حاصل از ھمایش ھای قبلی با موضوع مرتبط , اھداف ھمایش وکاربردھای آن , عنوان ھمایش , حوزه فعالیت ھای ھمایش و اعضای آن و نام و مسئول دبیربرگزاری ھمایش باید از طریق رسانه ھا و اعلان ھای تبلیغاتی به اطلاع علاقمندان و شرکت کنندگان در ھمایش برسد.
همچنین باید بستری فراھم شود که علاقمندان و مشتاقان و صاحب نظران بتوانند پیشنھادات خود را به کمیته اجرایی ھمایش برسانند تا بعد از بررسی و تحقیق در صورت لزوم این نظرات و پیشنھادات در جھت بھبود ھرچه بھتر و سریعتر ھمایش بکار گرفته شود.
تعداد سخنران ھا و میھمانان مدعوین داخلی و خارجی و سایر افراد اعم از دانشجوھا و محققان دعوت شده باید مشخص شود و مدت زمان لازم برای ھر سخنران به آنھا گوشزد شود.
بھتر است جدول زمانی و زمانبندی اجرایی طرح قبلا تنظیم شده و در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد.
ساختار سازمانی یک ھمایش بصورت زیر است:
- رئیس ھمایش
- دبیر ھمایش
- کمیته علمی ھمایش
- کمیته اجرایی ھمایش
- دبیرخانه ھمایش
وظایف کمیته علمی ھمایش:
- ارائه راھکار ھای علمی و موثر در جھت اداره علمی و فرھنگی ھمایش
- تعیین مدعوین و مھمانان ھمایش
- تعیین روش انتخاب مقالات برتر
- انتخاب مقالات برگزیده
وظایف کمیته اجرائی ھمایش:
- تعیین وظایف کمیته علمی و دبیرخانه و سایر ارکان ھمایش
- تعیین مقدار نیازھای مالی و توزیع آن در بین اعضای ھمایش
- ایجاد ھماھنگی و نظم در بین اعضای ھمایش
وظایف دبیرخانه ھمایش:
- تنظیم برنامه اصلی ھمایش و تاریخ و محل برگزاری ھمایش
- اعلان فراخوان ھمایش برای دریافت مقالات به کمک کمیته اجرایی
- تشکیل دبیرخانه ھمایش
- تعیین محل دبیرخانه
سطوح برگزاری ھمایش به شرح زیر است:
- داخلی
- منطقه ای
- ملی
- بین المللی
چه ھمایش ھایی بعنوان ھمایش ھای بین المللی شناخته میشود؟
در آیین نامه مصوب در مورد گردھمایی ھا آن ھمایشی بین المللی تلقی میشود که دارای ویژگی ھای زیر باشد:
- درھمایش از سخنرانان و افراد برجسته خارج کشور و دانشگاھیان و محققان از ملیت ھای گوناگون دعوت به عمل آید.
- در ھمایش یک یا چند موسسه یا سازمان و یا انجمن بین المللی حضور فعال داشته باشد.
- دارای اھداف موثر و موضوعات بین المللی باشد
- بخشی از سخنرانان و مقالات ارائه شده از کشورھای خارجی باشد
برگزاري ھمايشھاي بین المللي توسط دستگاھھاي اجرايي منوط به تصويب ھیات وزيران است جلسات كاري از قبیل مذاكرات، میز گرد، جشنواره و دوره ھاي آموزشي نظري و كاربردي بلند مدت و كوتاه مدت كه موسسات آموزشي و دستگاھھاي اجرايي در راستاي انجام وظايف قانوني خود باحضور و يا استفاده از اتباع خارجي با نمايندگان ساير دولت ھا و يا سازمانھاي بین المللي برگزار مي نمايند، ھمايش بین المللي تلقي نمیشود .
تدارکات ضروری در برگزاری ھمایش:
- تعیین دبیر علمي
- تعیین دبیر اجرايي
- تعیین محل برگزاري ھمايش
- تصويب جدول زماني ( كلیات )
- تصويب بودجه
- تعیین جوايز مقالات برتر
- تعیین مدعوين اصلي و شخصیتھا
- تعیین محل اقامت شركت كنندگان
- تعیین دستگاھھاي مشاركت كننده و ھمكار
- تنظیم كلیات مربوط به پوستر ھمايش
- تعیین سخنرانان افتتاحیه و اختتامیه
- تصويب كلیات مربوط به برنامه ھاي جنبي ھمايش
- تنظیم كلیات مربوط به ارائه تسھیلات به شركت كنندگان ( اسكان، پذيرايي، پرداخت ھزينه اياب و ذھاب، ھدايا و ... )
- اطلاع رسانی به موقع ھمایش
راھھای اطلاع رسانی ھمایش:
- از طریق نامه و پست و تلگراف
- تبلیغات در روزنامه ھا و مجلات
- از طریق تلفن و یا اطلاع رسانی حضوری
- طراحی پوستر و بنرھای تبلیغاتی
- طراحی وبسایت و وبلاگ متناسب با ھمایش
- اطلاع رسانی از طریق رسانه ھای خبری
نکاتی که در برگزاری ھمایش باید به آنھا دقت کرد:
- قبل از ھمایش به موارد زیر توجه کنید:
- قبل از ھمایش امکان اسکان مسافران را فراھم کنید
- میھمانان با استفاده از فرم ھا و از روی لیست ھای اعلام شده پذیرش شوند
- فرم ھای نظرخواھی در بین شرکت کنندگان توزیع شود و در پایان ھمایش نیز دریافت گردد
- در ابتداری ورود میھمانان میتوان کاتولوگ ھایی با مضمون اھداف ھمایش و جدول زمانی و برنامه ھای ھمایش در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد . میتوان در این برگه ھا موارد دیگری نیز گنجاند
- که در امور عادی زندگی برای شرکت کنندگان مثمر ثمر باشد.
- در ابتدای مراسم آیاتی چند از کلام لله مجید توسط قاری ممتاز تلاوت شود
- بعد از تلاوت آیات قرآن سرود ملی کشور با صدای رسا پخش شود
- در حین برگزاری ھمایش امنیت و نظم و آرامش در سالن برقرار باشد
- جایگاه سخنران و مجری باید به اندازه کافی از جایگاه سایر میھمانان بلند تر باشد
- میکروفون و بلندگو ھا قبلا تست شده و از صحت کار کردن آنھا اطمینان حاصل شود
- سیستم تھویه و سرمایشی /گرمایشی محل برگزاری ھمایش مناسب آب وھوا و شرایط آب و ھوایی منطقه باشد
- خدمات بھداشتی و سلامتی مناسب در محل ھمایش در نظر گرفته شود
- امکان دسترسی تمام اعضا به آب آشامیدنی سالم باشد
- سیستم روشنایی جایگاه سخنران و حاضران در سالن متناسب با ساعت برگزاری ھمایش باشد بطوریکه نوشته را به راحتی بتوان خواند
- قبل وبعد برگزاری ھمایش ایاب و ذھاب آسان و سریع در اختیار مھمانان قرار بگیرد
- محل جداگانه ای برای خبرنگاران و روزنامه نویسان تعبیه شده باشد
- گرفتن عکس ھای مناسب و با کیفیت بالا برای مستندسازی ھمایش و درج در پوستر ھای بعدی ضروری است
- عکاسان و در صورت لزوم فیلمبردارن تمام سالن را پوشش دھند و فقط روی جایگاه سخنران متمرکز نشوند
- صندلی باید به اندازه کافی برای جلوس اعضا پیش بینی شده باشد
- برای مھمانان ویژه باید جایگاه خاصی در نظر گرفته شود
- کاغذ و قلم باید در اختیار ھمه شرکت کنندگان برای یادداشت برداری قرار بگیرد
- باید برخی از امور غیر منتظره مانند کمبود صندلی و یا قعطی سیستم روشنایی و یا تھویه قبل از ھمایش پیش بینی شده باشد. با اداره برق و آب ھماھنگی ھای لازم انجام شده باشد
- حین برگزاری مراسم باید تغذیه وپذیرایی مناسبی صورت گیرد
- امکان استفاد راحت از پروژکتورھای سالن برای سخنرانان باشد
- باید قبل از مراسم افراد خوش برخورد برای خوشامدگویی و راھنمایی و انجام امور پذیرایی آموزش دیده شده باشند و درحین مراسم بر کار آنھا نظارت لازم باشد
- بعد از پایان مراسم باید چکیده ای از برنامه ھا و موضوعات سخنرانی اعلام شود
- میتوان ھدایای و لوح ھای تقدیری برای تشکر از حضور مھمانان در نظر گرفت
- در پایان مراسم باید گزارش کامل و جامعی از ھمایش به منظور ارائه آن به مسئول دبیرخانه تھیه شود و مجموعه مقالات ارائه شده برتر در اختیار ھمگان قرار گیرد
ما در این مقاله سعی کردیم که قواعد و اصول کلی برگزاری صحیح همایش ها را ذکر کنیم همچنین کادر متخصص و با تجربه کنسرت اکسیر نیز در زمینه برگزاری همایش ها آماده همکاری با شما عزیزان می باشد در صورت تمایل میتوانید با ما در تماس باشید. امیدواریم این مقاله که برای شما مفید بوده باشد.
