قبل از ھرگونه برنامه ریزی باید این را در نظر داشت که نوع ھمایش چیست و البته ھدف از این برگزاری این نوع ھمایش چیست؟ با تعیین نوع همایش و هدف برگزاری همایش ذهن ما برای تعیین سمت و سو و روش اجرای درست همایش آماده می شود و بی تردید اولین پرسشی که به ذهن میرسد این است که قبل از برگزاری همایش باید چه تدارکاتی مهیا کرد تا همایش به درستی و با موفقیت اجرا گردد؟ یا به بیان دیگر چطور میتوان همایشی اصولی و حرفه ای برگزار کرد تا در نهایت به اهداف و نتایج مثمر ثمر خود دست یابد؟